Rezeptionist/in Office Management mit Facility Management Erfahrung (m/w/d)

Die WISAG Schweiz ist ein junges und innovatives Unternehmen in den Bereichen Gebäudetechnik, Gebäudereinigung, Logistik & Service, Immobilien Treuhand sowie Arbeitssicherheit & Brandschutz. Mit rund 100 engagierten Mitarbeitenden betreuen wir namhafte Kunden in der ganzen Schweiz und bieten technische und infrastrukturelle Dienstleitungen für Gewerbe- und Wohnimmobilien an. Unsere Mitarbeitenden sind unser größtes Plus: Mit ihrem Einsatz, ihrer Begeisterungsfähigkeit sowie ihrer Vielfalt und Individualität machen sie die WISAG zu einem der erfolgreichen Dienstleister ihrer Branche.

Sie möchten auch Teil einer Unternehmenskultur werden, in dem der Mensch im Mittelpunkt steht? Dann bewerben Sie sich noch heute!

Als Office Manager mit Facility Management Erfahrung sind Sie der erste Ansprechpartner und
das Gesicht gegenüber Kunden und Partnern. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Koordinierung
der Front-Desk-Aktivitäten sowie die Bereitstellung allgemeiner administrativer und operativer
Unterstützung in der gesamten Organisation und dem Bereich Facility Management.

• Sie sind kompetente/r Ansprechpartner/in und erster Kontakt für Mitarbeitende und Gäste

• Koordinieren und Verwalten der Einrichtungsangelegenheiten z. B. Mitarbeiterausweise, Besucher- und Fremdfirmenkarten, Parkkarten, Schlüssel, Postdienst, Telefonzentrale, Aufgaben des Reinigungsteams überwachen

• Annehmen von Serviceanfragen für Einrichtungen und Abstimmen von Reparaturen mit dem jeweiligen Anbieter

• Zusammenarbeiten mit internen Mitarbeitern, Facility Management, Hausverwaltung, Lieferanten und Dienstleistern

• Aktualisieren von Dokumenten z. B. Anbieterliste, Wartungsberichte, Rezeptionshandbuch etc. und Übernehmen des Schriftverkehrs (digital und Papierform) inkl. Archivierung der Dokumente

• Übersenden der Rechnungen und Gutschriften an die Buchhaltung inkl. Sicherstellen der Vollständigkeit des Zahlungsvorganges

• Sie koordinieren und unterstützen die Belange des Facility Managements

• Sie kümmern sich um Büromaterial sowie die Organisation aller Bestellung

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem dienstleistungsorientierten Umfeld und

• Erfahrungen in den Bereichen Office, Empfang oder Rezeption

• Erfahrung im Facility Management von Vorteil

• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und sehr gute kommunikative Fähigkeiten

• Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse und eine zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

• Eine positive Ausstrahlung und Freude am Umgang mit Menschen

• Flexibel und belastbar

• Ein interessantes und vielfältiges Aufgabengebiet bei einem international tätigen Dienstleistungsunternehmen.

• Selbständiges Arbeiten in einer Umgebung mit kurzen Entscheidungswegen.

• Zeitgemäße Anstellungsbedingungen und Sozialleistungen.